Przyjęcie towaru rozpoczyna proces realizacji reklamacji. Przyjęcie odbywa się w panelu Klienci i polega na dopisaniu do bazy nowego rewersu, zawierającego dane na temat transakcji.
W celu przyjęcia nowego towaru kliknij na przycisk Przyjmij w panelu Klienci lub wybierz odpowiednią opcję z panelu operacji.
Przyjęcie może, choć nie musi, być poprzedzone zgłoszeniem RMA. Przy przyjęciu na podstawie zgłoszenia należy wybrać przycisk Przyjmij z RMA - zgodnie z instrukcjami w rozdziale Procedura RMA.
Jeżeli w polu Klient nie wybrano żadnego klienta, pojawi się okno Szukaj klienta, umożliwiające także dodanie nowego kontrahenta do kartoteki klientów. W przeciwnym razie pojawi się od razu okno Przyjmowanie nowego towaru.
Wybór kontrahenta otwiera okno wyboru wstępnych warunków wyszukiwania, które jak w przypadku większości list można doprecyzować w zakładce kryteria. Parametry wyszukiwania są zapamiętywane, co umożliwia np. stałe posługiwanie się nazwą kontrahenta albo fragmentem nazwy zamiast kodem.
Kontrahent może być także wybrany z listy kontrahentów widocznej na panelu głównym okna klienci. Lista ta może być wyłączona, co jest wskazane przy bardzo dużej liczbie wpisów. Jedną z możliwości wyboru kontrahenta jest wybranie odpowiedniego rekordu z opcji przeglądania rewersów (stosowane raczej przy wydaniach).
Szukając kontrahenta przy skonfigurowanym połączeniu do programu Magnat lub do programu handlowego i włączonej opcji z bazy magazynowej lista będzie zawierać kontrahentów z obu programów, przy czym wybranie kontrahenta z programu Magnat zaimportuje go do Synapsy.
Dodanie kontrahenta możliwej jest podczas wyszukiwania klienta wybierając
przycisk Dodaj. Bezpośrednio z panelu Klienci możliwe jest
dodanie nowego kontrahenta za pomocą przycisku 
widocznego
obok listy.
Dodając klienta obowiązkowo należy wypełnić kod (zwany też symbolem, czyli bardzo skróconą nazwą pomagającą na szybki wybór klienta) i nazwę. Pozostałe pola są opcjonalne.
Przycisk Czasy naprawy pozwala na wybranie specyficznego dla danego klienta czasu realizacji napraw.
Pola Blokada przyjmowania i Blokada wydawania służą do zabezpieczenia przed operacjami związanymi z klientem.
Pole Automatyczne RMA jest używane przez moduł zgłoszeń internetowych. Jego włączenie powoduje automatyczne oznaczanie zgłoszeń danego typu towaru jako rozpatrzone pozytywnie.
Po kliknięciu na przycisku Dodatkowe można wprowadzić informacje na temat strony internetowej klienta, oraz login i hasło, które mają znaczenie przy pracy z modułem zgłoszeń internetowych.
Uwaga: Interpretacja tych danych dla dostawców jest inna - podanie odpowiedniego adresu url wraz z loginem i hasłem pozwala na sprawdzanie stanu wysłanych do dostawcy towarów bezpośrednio z Synapsy, o ile dostawca udostępnia taką usługę w odpowiedniej formie.
Pole e-mail ma szczególne znaczenie przy wykorzystywaniu modułu powiadomień, który zajmuje się wysyłaniem powiadomień za pomocą e-mail o zdarzeniach serwisowych (rozpatrzenie zgłoszenia, zmiana rodzaju naprawy na płatną, uwagi serwisowe, naprawa towaru).
W oknie Przyjmowanie towaru należy wpisać kolejno dane o towarze. Pomiędzy polami przechodzi się naciskając klawisz <tab> lub <shift><tab>. Wymaganym polem jest kod towaru, a w zależności od opcji - dodatkowo kod dostawcy. Pozostałe dane są wskazane do wypełnienia, ale nie wymagane przez program.
W polu kod towaru można pisać numer PN (kod kreskowy), Synapsa zamieni go na odpowiadający mu kod towaru.
Akceptacja danych formularza odbywa się za pomocą przycisku OK lub Dodaj następny. Przycisk OK akceptuje bieżący formularz i kończy dodawanie, natomiast przycisk Dodaj następny pozwala na przyjmowanie następnego towaru. Przycisk Zaniechaj lub przycisk zamknięcia okna anuluje zmiany wykonywane w bieżącym formularzu i kończy przyjmowanie towarów przyjmowanych wcześniej.
Po każdym zaakceptowaniu formularza przyciskiem OK lub Dodaj następny program pokaże numer przyjętego rewersu. Serwisant powinien oznaczyć przyjętą sztukę towaru za pomocą metkownicy, co pozwoli na łatwą jego identyfikację w czasie pobytu towaru w serwisie. W tym czasie serwis może też posługiwać się numerami seryjnymi, ale jest to mniej wygodne.
Dodając kilka rewersów za pomocą przycisku Dodaj następny możliwe jest cofnięcie się do wcześniej wpisanego rewersu w celu dokonania poprawek za pomocą przycisku Ctrl+PageUP (cofnięcie anuluje zmiany wykonywane w bieżącym rekordzie). Do bieżącego rekordu można wrócić używając CTRL+PageDown.
Jeden rewers opisuje przyjęcie pojedynczego egzemplarza towaru. W przypadku, gdy nie określono numerów seryjnych i wpisano wartość w polu ilość operacja przyjęcia może utworzyć kilka rewersów (efekt jest taki sam, jak przyjmowanie określonej liczby towarów pojedynczo). Pole ilość może być automatycznie skopiowane ze zgłoszenia RMA.
Przycisk Zapisz i edytuj pozwala na zapisanie danych formularza i edycję serwisową rewersu jeszcze w trakcie przyjmowania towaru.
Po wprowadzeniu numeru seryjnego i przejściu do następnego pola, SYNAPSA sprawdzi, czy towar znajduje się już w systemie i zaproponuje przepisanie wartości z bazy danych do formularza. Przy przepisywaniu wartości zostaną wypełnione pola Nr naprawy i Ostatni rewers, dotyczące ilości i historii napraw, ważne dla serwisu. Przy wyszukiwaniu towaru, Synapsa pobierze z historii m.in. dane gwarancyjne, które zostały ustalone przy poprzedniej naprawie - zarówno dotyczące gwarancji dla klienta jak i gwarancji udzielonej przez dostawcę.
Jeżeli Synapsa współpracuje z zewnętrznym źródłem danych o numerach seryjnych takim jak Magnat, wypełnienie danych w oknie przyjęcia może być zautomatyzowane, co przyspiesza pracę z programem i eliminuje potencjalne pomyłki. W przypadku gdy skonfigurowano połączenie z programem MAGNAT, zostaną wyszukane i wyświetlone dokumenty, na których znajduje się wprowadzony numer seryjny. Wszystkie dostępne informacje z bazy systemu MAGNAT mogą być przeniesione do systemu SYNAPSA po potwierdzeniu przez użytkownika. Podczas kopiowania danych z programu Magnat kopiowane są m.in. kartoteki towarów, dostawców i dane gwarancyjne.
Analogicznie dane mogą być wyszukiwane i kopiowane na podstawie numeru faktury sprzedaży.
Do ustawienia połączenia do programu Magnat służy przycisk Konfiguracja importu. Opcja konfiguracji jest także dostępna w panelu Opcje.
Zobacz rozdział współpraca z programem Magnat.
Synapsa ma możliwość bezpośredniego podłączenia do zewnętrznych baz danych, w tym do wybranych programów handlowych. Przy skonfigurowaniu połączenia Synapsa może importować kartoteki oraz udostępniać dane o fakturach srzedaży.
Jeśli podczas przyjmowania towaru zostanie wybrany przycisk 
obok
numeru seryjnego, ale sam numer seryjny nie będzie wpisany, pojawi się
okno wyboru parametrów dla szukania faktur w bazie danych.
Wynikiem wyszukiwania będzie lista faktur spełniających podane warunki. Dane z wybranego rekordu z listy mogą być skopiowane do pól Synapsy, łącznie z wpisem do kartoteki towaru.
Opcja ta daje jedak znacznie mniej korzyści niż przy pracy z programem Magnat.
Zobacz rozdział Bezpośrednia integracja z zewnętrznymi źródłami danych i oprogramowaniem handlowym .
Przycisk Z pliku umożliwia pobranie danych z listy rewersów utworzonej na podstawie pliku utworzonego we współpracującej firmie zewnętrznej podczas wysyłki towarów i przesłanego na dyskietce lub poprzez Internet w celu ułatwienia wprowadzania danych o przyjmowanych towarach. Funkcja działa pod warunkiem wcześniejszego wybrania opcji Do/Z pliku w panelu klienci. Podczas przyjęcia z pliku uzupełniany jest między innymi rewers zewnętrzny.
Pole Rewers zewnętrzny wykorzystywane jest przy wymianie towarów pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami lub filiami jednej firmy. Jeżeli klient przyjął towary do naprawy do własnego serwisu, a następnie przekaże te towary dalej do naprawy do naszego serwisu, wtedy w polu Rewers zewnętrzny wpisywany jest numery rewersów klienta z załączonej listy dostarczonych towarów, co przyspiesza i ułatwia późniejsze rozliczenia przy wydawaniu towaru. Klient może od razu przypisać wydawane towary do własnych numerów rewersów.
W przypadku przyjęcia na podstawie zgłoszeń RMA, zamiast przycisku Z pliku widoczny będzie przycisk Z RMA.
Zobacz opis w rozdziale Współpraca między serwisami, zapis i odczyt operacji do pliku.
Przyciski i
przy polu Kod towaru służą odpowiednio do wybrania i dodania
nowego towaru do listy towarów.
Jeżeli wybrano opcję Z bazy magazynowej i skonfigurowano połączenie do programu Magnat lub do programu handlowego, lista będzie zawierać pozycje z obu programów, pozwalając na importowanie kartotek z zewnętrznej bazy danych.
Okno Dodaj/edytuj towaru zawiera obowiązkowe pole kod (zwany też symbolem, bardzo skrótowa nazwa służąca do szybkiego wyboru towaru) i pole nazwa oraz pozostałe, opcjonalne pola. Przycisk Czasy naprawy pozwala na wybór czasów naprawy specyficznych dla danego typu towaru.
Pole PN oznacza numer produktu, czyli kod kresowy w standardzie EAN identyfikujący rodzaj towaru. Podczas przyjęcia towarów można posługiwać się tym numerem do szybkiego wyboru kodu towaru za pomocą skanera. Jeśli numer PN podczas operacji przyjęcia zostanie wprowadzony w polu kod towaru, Synapsa zamieni go na właściwy kod.
Pole Automatyczne RMA jest używane przez moduł zgłoszeń internetowych. Jego włączenie powoduje automatyczne oznaczanie zgłoszeń danego typu towaru jako rozpatrzone pozytywnie.
Przyciski i
przy polu Kod dostawcy służą odpowiednio do wybrania i dodania
nowego dostawcy do listy dostawców.
Okno edycji dostawcy jest podobne do okna edycji klienta.
Przycisk Dodatkowe pozwala na wybór danych, które posłużą do internetowego połączenia z serwisem zewnętrznym w celu sprawdzenia stanu naprawy bezpośrednio z Synapsy - o ile dostawca udostępnia taką usługę.
Uwaga: Dostawcy i Klienci są zapisywani do tej samej kartoteki (kontrahentów). Rozdzielenie tych kartotek nie jest szczególnie przydatne, ale jest możliwe (m in. poprzez zapamiętywanie stałych filtrów i korzystanie z pola kategoria, ewentualnie fizyczne rozdzielenie tabel bazy danych).
Pole usterka jest opisem usterki, który wypełnia serwisant przy przyjęciu.
Uwaga: W przypadku, gdy przyjęcia tworzone są na podstawie zgłoszeń RMA, opis usterki domyślnie jest kopiowany ze zgłoszenia (w którym opisana przez klienta usterka jest tekstem bez ograniczeń długości). Jednak zalecane jest, aby podczas przyjęcia wpisany był opis interpretowany przez serwisanta, czyli opis skrótowy. Jest to ważne dla serwisu naprawczego i podczas wysyłek do dostawcy, gdzie opis usterki musi być zwięzły.
Pole wyposażenie jest opisem dodatkowego wyposażenia do przyjmowanego towaru, np. pudełko, kabel zasilający, instrukcja, zasilacz itp., ważne przy późniejszym kompletowaniu towaru do wydania.
Przyciski , i
przy polu Usterka służą
odpowiednio do wybrania, dodania i usunięcia opisu usterki do listy najczęściej
używanych opisów usterek. Analogicznie przyciski ,
i przy
polu Wyposażenie pozwalają na wybór, dodanie i
usunięcie opisu wyposażenia. Aby dodać lub usunąć usterkę albo wyposażenie
przed wybraniem przycisku lub wypełnij
pole tekstowe odpowiednią wartością.
Dodając nową usterkę lub wyposażenie do listy, możliwe ich jest powiązanie z wybranym w oknie przyjęcia towarem lub ze wszystkimi towarami. Możliwe jest dodanie wpisu tylko dla siebie lub dla wszystkich użytkowników Synapsy.
Przy wyborze danych z listy można zaznaczyć kilka pozycji znajdujących się na liście.
Po kliknięciu na Uwagi można wprowadzić uwagi dla klienta (drukowane) lub dla serwisu (niewidoczne dla klienta, nie drukowane na dokumentach). Po wprowadzeniu uwag dla klienta lub serwisu, zostanie zaznaczone pole Uwagi dla serwisu lub uwagi dla klienta, widoczne na listach jako odpowiednie kolumny informujące pracowników serwisu o uwagach.
Po kliknięciu na przycisk Edytuj przy polu Gwarancja klienta lub dostawcy pojawi się okno, w którym można wprowadzić warunki gwarancji udzielonej klientowi i gwarancji udzielonej przez dostawcę towaru. Przy współpracy z programem MAGNAT, dane te wypełniane są automatycznie.
Jeżeli Synapsa nie współpracuje z programem Magnat, program wyliczy datę upływu gwarancji po wpisaniu jej długości i typu na podstawie wcześniej wpisanych dat sprzedaży lub dostawy.
Dane o gwarancji posłużą do sprawdzenia, czy reklamowany przez klienta towar jest jeszcze na gwarancji. Jeśli nie, pojawi się stosowne ostrzeżenie.
Wpisana gwarancja klienta i dostawcy może zostać zmodyfikowana w późniejszym czasie przez serwisantów lub przez automatyczne procedury do odnawiania lub przedłużania czasu gwarancji (regulowane w panelu Opcje).
Rodzaje gwarancji wybierane są w polu Typ i mogą przybrać jedną z wartości:
| rodzaj nieokreślony | |
|
B |
brak |
|
F |
gwarancja fabryczna, realizowana bezpośrednio przez producenta |
|
G |
gwarancja |
|
R |
rękojmia |
|
W |
gwarancja wieczysta |
Pole Czas na naprawę określa, ile czasu od momentu przyjęcia serwis ma na naprawę towaru.
Domyślna wartość tego pola regulowana jest przez opcje programu. Możliwe jest wybranie ogólnego domyślnego czasu na naprawę, a także uzależnienie tego czasu od rodzaju kontrahenta lub rodzaju towaru. Zmniejszenie czasu naprawy dla wybranych kontrahentów jest wskazane np. dla klientów korporacyjnych.
Czas na naprawę razem z kalendarzem pracy i różnymi opcjami wyliczeń wpływa na obliczanie czasu naprawy i czasu krytycznego (pozostałego do końca naprawy) oraz przewidywanej daty końca naprawy (która w zależności od opcji może być widoczna na wydruku rewersu). Jednym z pól, które mogą wpływać na obliczanie czasu naprawy jest sposób odbioru towaru.
Po zaakceptowaniu przyjęcia zostanie wydrukowany rewers. Wydruk zawiera informacje z okna przyjęcia, nagłówek, stopkę, dane o kontrahencie i miejsce na podpisy. Istnieje opcja pozwalająca na drukowanie przewidywanej daty odbioru towaru, wyliczanej na podstawie pola Czas na naprawę.
W zależności od przyjętych ustaleń serwisu rewers może być użyty jako pokwitowanie odbioru (stąd pole "podpis obierającego"), w takim wypadku klient oddaje serwisowi rewers po otrzymaniu towaru naprawionego. W większości przypadków klient otrzymuje jednak wydruk odbioru w innej formie, tworzony w trakcie wydania.
Na stronie A4 może się znaleźć do 5 rewersów. Możliwe są wydruki na różnych formatach strony, w tym zmniejszona forma A5. Teksty i czcionki wydruku są konfigurowalne.
Wydruk może być ponowiony w późniejszym czasie za pomocą okna przeglądania rewersów w panelu Klienci - zaznaczając rekordy i wybierając opcję druku. Opcje druku oferują kilka możliwości ponawiania wydruku:
Możliwe jest również drukowanie list rewersów, w których użytkownik może dowolnie skonfigurować tabele wydruku.
Z panelu Klienci możliwe jest przeglądanie spraw serwisowych przez wybranie przycisku Przeglądaj. Opcja przeglądania dostępna jest też w panelu operacji. Pozostałe panele Synapsy również mają możliwość przeglądania rewersów, choć z innymi warunkami wstępnymi i oferujące inne rodzaje wydruków.
Okno wstępnych warunków wyszukiwania w panelu Klienci oferuje kilka trybów, które - jak w przypadku każdej listy - można później doprecyzować przez zakładkę Kryteria.
Serwisanci powinni m.in. cyklicznie sprawdzać, czy czas serwisowania dla poszczególnych rewersów nie został przekroczony, wykorzystując w tym celu pole <TK (czas krytyczny)> określające czas pozostały do wydania.
W celu szybkiego wyszukiwania rewersów, kilka opcji wyszukiwania umieszczono bezpośrednio w panelu Klienci w grupie opcji Szybki przegląd.
Wynikowa lista rewersów może być konfigurowana wg życzeń użytkownika - zarówno w pod względem wyświetlanych kolumn jak i filtracji.