Praca z systemem SYNAPSA - obsługa programu

Podstawowe struktury Synapsy - Rewers i Zgłoszenie

Podstawowym dokumentem systemu Synapsa jest rewers. Rewers reprezentuje sprawę serwisową od momentu fizycznego przyjęcia towaru.

Rewers:

• zawiera informacje o naprawie z punktu widzenia klienta (przyjęty, do odbioru, oddany itp.).
  Aktualne informacje zdefiniowane są przez kilka niezależnych pól stanów rewersu.
• udostępnia informacje o stanie naprawy z punktu widzenia serwisu (nienaprawiony, na wysyłce, naprawiony, przydzielony do wymiany itp.).
• przechowuje historyczne informacje o przebiegu realizacji naprawy, dostępne do wglądu w trakcie i po zakończeniu procedury serwisowej.
• ma udział w tworzeniu stanu magazynowego, przy czym jeden rewers może być powiązany z więcej niż jednym towarem (towarem przyjętym od klienta, zwracanym z wysyłki i towarze zastępczym przypisanym do wydania).
  Stan magazynowy Synapsy jest szczegółowy. Towary zawsze powiązane są z bogatymi informacjami zawartymi w rewersach, definiującymi ich źródło i określonymi przez numer sprawy serwisowej, numery seryjne, informacje o dostawcy, gwarancji i inne.

Dodatkowo, opcjonalnie rewers może być (ale nie musi) poprzedzony zgłoszeniem, które nie wiąże się jeszcze z fizycznym przyjęciem towaru, ale stanowi potwierdzenie o przyjęciu informacji o usterce. Zgłoszenia są powiązane z procedurą RMA, która stosowana jest w firmach wymagających wstępnego zgłaszania serwisowanych towarów za pomocą systemów internetowych, do wstępnej weryfikacji zgłoszeń.

Zgłoszenia mogą być też używane w serwisach obsługujących zlecenia wyjazdowe. Przyjęcie zgłoszenia jest wtedy początkiem działań serwisu, a przyjęcie towaru do serwisu wykonywane jest po naprawie towaru u klienta lub jeśli towar ma być przywieziony do serwisu. W obu przypadkach w Synapsie powinien powstać rewers dokładnie opisujący sprawę serwisową i opis jej realizacji, zakończonej operacją wydania.

Zgłoszenie w przeciwieństwie do rewersu nie ma wpływu na stan magazynowy Synapsy. Zgłoszenia nie są też brane pod uwagę przy wykonywaniu podsumowujących raportów ilościowych.

Podstawowe zasady obsługi programu Synapsa

Panele główne Synapsy, panel operacji

W Synapsie operacje wywoływane są na dwa sposoby:

• poprzez panel operacji widoczny z lewej strony głównego okna Synapsy,
• poprzez przyciski na panelach głównych Synapsy.

Panel operacji zawiera drzewo operacji serwisowych, wykonywanych w Synapsie. Rozwinięcie wybranej gałęzi i podwójne kliknięcie na wybranej opcji powoduje rozpoczęcie operacji serwisowej.

Jeżeli dany serwisant korzysta zwykle z jednego zbioru operacji, np. współpracy z klientem (operacje wydania i przyjęcia), wygodniejsze może być używanie przycisków na wybranym panelu głównym.

Wykonywanie operacji poprzez listy podwójne i edycję serwisową

Synapsa dostosowana jest do wykonywania operacji dotyczących wielu spraw serwisowych lub sztuk towarów, dzięki czemu nadaje się do obsługi dużych serwisów. Rozpoczęcie operacji zwykle poprzedzone jest wyborem zbioru rekordów na którym będzie wykonywana operacja, poprzez wybór filtracji początkowej dla danej operacji (w okienku parametrów wstępnych). Synapsa automatycznie wybiera takie parametry wstępne, które odpowiadają danej operacji, na przykład przy operacji wydania domyślnie widoczne będą tylko towary oznaczone jako gotowe do wydania. Większość operacji w Synapsie wykonuje się za pomocą okien z podwójną listą. Praca z oknem podwójną listą polega na wyborze rekordów z wyświetlonej i wstępnie przefiltrowanej listy górnej, następnie przerzuceniu tych rekordów do listy dolnej, a w trakcie przerzucania edycji poszczególnych rekordów. Edycja polega na wykonaniu odpowiednich wpisów w specjalnym okienku edycji serwisowej. Na przykład naprawa polega na zaznaczeniu towarów do naprawy, dodania tych rekordów do dolnej listy, wpisania opisu naprawy podczas przerzucania rekordów z listy górnej do dolnej i akceptacji całej listy. Operacje te mogą być wykonywane za pomocą myszki lub z klawiatury.

Okno edycji serwisowej podczas przerzucania rekordów z górnej do dolnej listy może otworzyć się automatycznie, jeśli na liście podwójnej zaznaczone jest pole Edytuj przy dodawaniu. Pole to jest domyślnie włączone dla niektórych list, w których edycja podczas wykonywania operacji jest konieczna.

Wykonanie operacji za pomocą podwójnego okna powoduje zapamiętanie całej operacji pod jednym numerem, nazywanym numerem zbiorczym danej operacji (np. numer zbiorczy wydania), dzięki czemu jest możliwe np. ponowne wydrukowanie całej operacji lub wyświetlenie rekordów biorących udział w danej operacji. Okno edycji operacji oznaczonej danym numerem zbiorczym wyświetlane jest po każdej operacji i zwykle zawiera dodatkowe (mniej znaczące) pola opisujące całą operację.

Uwagi dotyczące okien edycji:
Pomiędzy polami przechodzi się naciskając klawisz <tab> lub <shift><tab>. Przyciski można obsługiwać za pomocą klawiatury i odpowiedniej kombinacji klawisza Alt oraz litery, która w danym przycisku jest podkreślona.

W listach podwójnych możliwa jest edycja na wielu rekordów jednocześnie, jeśli przed wybraniem przycisku edycji zaznaczono wiele wierszy. W ten sposób można jednak zmieniać tylko wybrane pola rewersów.

Uprawnienia użytkowników wpływają na to, jakie pola podczas edycji są dostępne (włączone).

Pola dynamicznie wyliczane np. TK (czas krytyczny) pozwalają wykryć towary, które mają priorytet dla wykonania operacji serwisowych.

Więcej informacji w dziale listy i filtracja wierszy.

Okno edycji pełnej i listy pojedyncze

W trakcie niektórych operacji oraz przy operacjach przeglądania spraw serwisowych przycisk edycji nie otwiera okienka edycji serwisowej, lecz okno edycji pełnej. Okno edycji pełnej jest widoczne przy edycji podczas przeglądania rewersów (poprzez listy pojedyncze), a także podczas wykonywania operacji w listach podwójnych, ale tylko wtedy, gdy wykonanie operacji nie wymaga edycji (na przykład wysyłka towaru do dostawcy). Okno edycji pełnej służy wyłącznie do:

• przeglądania stanu sprawy serwisowej,
• poprawek błędnych operacji.

Z tego względu tylko wybrani użytkownicy powinni mieć dostęp do modyfikacji stanów spraw serwisowych przez edycję rewersów w oknie pełnym. Należy odpowiednio ustawić uprawnienia użytkowników. Uprawnienia wpływają na to, jakie pola podczas edycji są dostępne (włączone).

Oprócz okien z list podwójnych są w Synapsie używane okna z listą prostą, pojedynczą. Okna takie zwykle służą do:

• wyboru rekordów z listy oraz edytowania i dodawania wpisów, np. do kartotek kontrahentów i towarów,
• przeglądania stanów spraw serwisowych i stanów magazynowych,
• wydruków list i ponowienia wydruków związanych z operacjami.

W listach pojedynczych możliwa jest edycja na wielu rekordów jednocześnie, jeśli przed wybraniem przycisku edycji zaznaczono wiele wierszy. W ten sposób można jednak zmieniać tylko wybrane pola.

Więcej informacji w dziale listy i filtracja wierszy.

Wyszukiwanie danych, zmiana parametrów dla operacji na listach

Podczas wykonywania operacji w listach podwójnych a także przy przeglądaniu i wyborze rekordów z list pojedynczych, Synapsa umożliwia zmianę wstępnie wybranych parametrów wyszukiwania. Możliwe jest zarówno zawężenie jak i rozszerzenie kryteriów wyszukiwania. Zmiana ta możliwa jest przez przejście do panelu Kryteria. Panel ten dostępny jest prawie dla każdej wyświetlanej listy. Za jego pomocą można ustawić niemal dowolne parametry do precyzyjnego wyszukiwania rekordów spełniających założone warunki. W przypadku operacji z listą podwójną filtracje nie wpływają na listę dolną, dlatego możliwa jest wielokrotna zmiana kryteriów wyszukiwania podczas wykonywania jednej operacji.

Szybkie zawężenie kryteriów wyszukiwania umożliwia menu podręczne dowolnej listy, wywoływane prawym przyciskiem myszy. Kliknięcie na wybranej kolumnie i wierszu pozwala na niezwykle szybkie zawężenie kryteriów do rekordów, które w wybranym polu mają taką wartość jak zaznaczony wiersz.

Więcej informacji w dziale listy i filtracja wierszy.

Przeglądanie danych, wydruki, raporty

Każda operacja wykonywana w Synapsie za pomocą list podwójnych może być udokumentowana wydrukiem. Opcje programu pozwalają na wybranie, jakie operacje kończą się wydrukiem, oraz na skonfigurowanie wydruków.

Synapsa pozwala także na drukowanie większości list, które służą do przeglądania stanów spraw serwisowych.

Synapsa pozwala na tworzenie drukowanych raportów, które można podzielić na dwa rodzaje:

• wydruk dowolnej listy przeglądania spraw serwisowych,
• wydruk specjalnych raportów ilościowych.

wydruk dowolnej listy przeglądania spraw serwisowych. Wstępne parametry dla okienek przeglądania oraz szczegółowy wybór filtracji rekordów przez panel Kryteria dają ogromne możliwości wyszukiwania danych z Synapsy. W każdej wyświetlonej na ekranie liście można dowolnie zmieniać rozkład i widoczność kolumn. Oddzielne ustawienia kolumn dotyczą do wyświetlania list na ekranie (zwykle bardziej szczegółowe) a oddzielne do list, które mają zostać wydrukowane (ograniczona liczba kolumn). Użytkownik może dowolnie zmieniać domyślne ustawienia kolumn dla wyświetlenia na ekranie i dla wydruków zapisywać ustawienia na stałe, do dalszych wydruków (można zapisać do dziesięciu konfiguracji dla jednej listy).

wydruk specjalnych raportów ilościowych. Raporty ilościowe są raportami pokazującymi dane statystyczne, podsumowujące wybrane operacje lub stany. Raporty ilościowe dostępne są z panelu Raporty. Dostępne są opcje tworzenia raportów różnego rodzaju: np. ilość przyjęć serwisowych za dany okres czasowy z podziałem na towary lub klientów, aktywność serwisantów, awaryjność urządzeń (przy współpracy z Magnatem) lub pokazują dane remanentow (stany magazynowe). Raporty można konfigurować zmieniając ich parametry i drukować.

Więcej informacji w działach listy i filtracja wierszy oraz Raporty ilościowe.

Widok spraw serwisowych a widok stanów magazynowych w listach Synapsy

Operacje magazynowe w Synapsie dotyczą towarów:

• pochodzących od klientów serwisu, w tym:
  • towary jeszcze nie naprawione,
  • towary wysłane do dostawcy,
  • towary odebrane od dostawcy po operacji wysyłki (naprawione lub wymienione przez dostawcę),
  • towary naprawione w serwisie przeznaczone do oddania klientowi,
  • towary naprawione przeznaczone do zdjęcia z serwisu lub wydania innemu klientowi (towary poserwisowe).
• towary specjalnie przyjęte dla przyszłych wymian (serwisowy magazyn podręczny),
• przydzielonych do spraw serwisowych jako towar zastępczy do aktualnych wymian.

Podczas operacji serwisowych wykonywanych za pomocą okien podwójnych istnieją dwa typy widoków:

• Rewersy, czyli sprawy serwisowe.
  Sprawy serwisowe pokazywane są przy każdej operacji spoza panelu Magazyn.
• Stany magazynowe.
  Stany magazynowe pokazywane są w panelu Magazyn.
  List w panelu Magazyn pokazują fizyczne towary, znajdujące się w serwisie.
  Stany magazynowe uwzględniają (w kolumnach kod towaru i sn) towary przyjęte od klientów, towary zamienione po odbiorze z wysyłki, towary z magazynu podręcznego oraz towary przydzielone do wymian bieżących. Stany magazynowe mogą pokazywać dwukrotnie ten sam numer rewersu, pokazując dwa towary powiązane z jedną sprawą serwisową - towar od klienta (lub zamieniony na wysyłce) i towar przydzielony do wydania.

Podział na te typy widoków wynika z faktu, że nie wszystkie operacje są typu wyłącznie magazynowego. Przy większości operacji koniecznie jest przedstawianie szczegółowych danych dotyczących sprawy serwisowej, natomiast przy operacjach czysto magazynowych konieczne jest pokazywanie wszystkich towarów, umożliwiając przesuwanie zarówno towarów przyjętych od klientów (z uwzględnieniem wymian u dostawcy po operacji wysyłki), jak i towarów przydzielonych do wydań bieżących.

W Synapsie istnieje możliwość tworzenia drukowanych raportów (przez przeglądanie list lub panel raportów ilościowych) uwzględniających zarówno sprawy serwisowe, jak i stany magazynowe.

Widok stanów ma dodatkowe pola opisujące rekord (kolumna przydzielony i cel) oraz prostszą interpretację pól dotyczących towaru i magazynu (nie ma oddzielnych pól opisujących towar przyjęty, odebrany i przydzielony, są za to niezależne rekordy).

Szczegóły w opisie przesunięć międzymagazynowych.

Podział na magazyny, grupowanie magazynów (podział na filie)

Magazyny w systemie SYNAPSA określają miejsca, w których mogą znajdować się towary znajdujące się w serwisie. W systemie SYNAPSA magazyny funkcjonują niezależnie od systemu magazynowego (handlowego) firmy.

Zbiór parametrów opisujących stany spraw serwisowych jest na tyle bogaty, że tworzenie podmagazynów serwisowych jest konieczne tylko w przypadku, gdy serwis ma rzeczywiście wydzielone działy serwisowe, ewentualnie gdy zaistnieje potrzeba nietypowego zorganizowania przebiegu procesów serwisowych.

Przykładowa konfiguracja tych działów może być następująca:

Towar można przyjmować do magazynu, wydawać z magazynu lub przesuwać na inny magazyn. Każdy użytkownik ma jeden magazyn szczególny - magazyn domyślny, do którego ma z reguły więcej uprawnień niż do pozostałych magazynów. Przykładowo - operacja przydzielenia towaru wiąże się z przypisaniem towaru do magazynu domyślnego.

Oprócz magazynu domyślnego, można przypisać użytkownikowi kilka magazynów dodatkowych. Administrator może ustalić restrykcyjną politykę uprawnień i zezwolić użytkownikowi tylko na przesuwanie pomiędzy magazynem domyślnym a jednym z magazynów dodatkowych.

Magazyny można pogrupować, przypisując im oznaczenie filii, co zwykle ma miejsce w rozbudowanych serwisach podzielonych na oddziały lub filie. Przynależność do danej filii oraz uprawnienia z nią związane warunkują wykonywanie operacji przez użytkowników, podobnie jak magazyn domyślny.

Współpraca z czytnikami kodów kreskowych

We wszystkich okienkach, w których wymagane jest wpisanie numerów seryjnych (okienka edycji i okienka wyszukiwania), możliwe jest sczytanie ich za pomocą skanerów kodów kreskowych. Ze względu na uniwersalność zalecane są skanery typu klawiaturowego (podłączane do wejścia klawiaturowego, choć Synapsa umożliwia też pracę ze skanerami podłączanymi do portu szeregowego (konfiguracja w menu Plik/Ustawienia skanera SN). Skanery mogą różnie czytać znaki specjalne, dlatego zalecane jest włączenie opcji usuwania spacji z numerów seryjnych i używanie identycznie działających skanerów kodów.

Listwa narzędzi

Oto listwa narzędzi programu SYNAPSA:

Znaczenie poszczególnych ikonek jest następujące:

	Załogowanie innego użytkownika
	Wydruk ostatniego dokumentu
	Informacje na temat programu
	Włącza/wyłącza panel operacji
	Przełącza na panel Klienci
	Przełącza na panel Wysyłki
	Przełącza na panel Wysyłki Wewnętrzne
	Przełącza na panel Magazyny
	Przełącza na panel Serwis
	Przełącza na panel Raporty
	Przełącza na panel Użytkownicy
	Przełącza na panel Opcje

Menu

Menu umożliwia wybranie różnych dodatkowych funkcji programu. Oto organizacja menu SYNAPSY:

Plik

Widok

Panele

Pomoc

Panel operacji

Panel operacji jest drzewem, zawierającym pogrupowane operacje, które można wykonywać w Synapsie. Wywołanie operacji za pomocą panelu operacji oraz za pomocą panelów głównych daje ten sam efekt. Jedynie od wygody zależy, który sposób będzie wykorzystywany. Jeżeli użytkownik wykonuje wiele różnych rodzajów czynności, wygodniejsze jest wykorzystywanie panelu operacji.

Panel operacji dzięki porządkującej formie drzewa pozwala na łatwe zapoznanie się ze wszystkimi operacjami wykonywanymi w Synapsie.

Aby wywołać operację z panelu operacji należy rozwinąć wybraną gałąź drzewa i dwukrotnie kliknąć na danej opcji. Podczas wybierania gałęzi, nastąpi też odpowiednie przełączenie panelu głównego.

Panele główne Synapsy

Główną część ekranu zajmują panele. Za pomocą ikonek na listwie narzędzi użytkownik może w danym momencie wyświetlić jeden z paneli, za pomocą których uzyskuje dostęp do specyficznych dla niego operacji.

• Klienci – zajmuje się obsługą klienta; umożliwia przyjmowanie, wydawanie, obsługę zgłoszeń (tworzenie zgłoszeń i ich rozpatrzenia) oraz przeglądanie rewersów i zgłoszeń klienta.

• Wysyłki – to współpraca serwisu z serwisem zewnętrznym (którym zwykle jest dostawca towaru); wysyłanie, odbieranie i przeglądanie rewersów od dostawcy.

• Wysyłki wewnętrzne i przydzielenia – wymiany towaru na nowy - obsługa bufora pomiędzy magazynem głównym firmy a magazynem serwisowym; umożliwia zlecanie wymian towaru (wysyłki wewnętrzne), przydzielanie nowych towarów do bieżących spraw serwisowych, przydzielanie towaru poserwisowego lub z magazynu podręcznego (przydzielenia między rewersami - RR).

• Magazyn – pozwala na obsługę magazynów; umożliwia przekazywanie (przesunięcia między magazynami serwisowymi), zdejmowanie towarów, przyjmowanie towarów do wymian przyszłych (do magazynu podręcznego) i przeglądanie stanu magazynu z uwzględnieniem towarów serwisowanych, poserwisowych, towarów do wymian, magazynu podręcznego.

• Serwis – to rejestracja napraw dokonanych w serwisie (naprawy na miejscu lub u klienta).

• Raporty – tworzenie raportów z podsumowaniem ilościowym, analiza danych serwisowych, tworzenie remanentów magazynowych.

• Użytkownicy – pozwala na dodawanie, usuwanie i edycję użytkowników systemu i ich uprawnień.

• Opcje – umożliwia modyfikowanie opcji programu.

Lista zdarzeń

Na dole ekranu wyświetlana jest lista zdarzeń. Pomaga ona prześledzić jakie czynności zostały wykonane, na przykład zobaczyć numer ostatnio przyjętego rewersu. Operacje widoczne w liście zapisywane są też do bazy danych w postaci tabeli historii operacji.